Registermodernisierung: das Identifikationsnummerngesetz als neuer Meilenstein auf dem Weg zur modernen Verwaltung

Die Registermodernisierung soll in den kommenden Jahren die deutsche Verwaltung auf ein neues Level heben und hat hierfür einen wichtigen Meilenstein erfolgreich gemeistert. Mit Inkrafttreten des Identifikationsnummerngesetzes (IDNrG) zum 31.08.23 wurde ein wichtiger und bereits zeitlich überfälliger Schritt im Rahmen der Registermodernisierung erreicht. Durch das IDNrG wird eine Identifikationsnummer nach § 139b der Abgabenordnung, die sogenannte Steuer-Identifikations-nummer, als registerübergreifendes einheitliches nicht-sprechendes Identifikationsmerkmal eingeführt und in den relevanten Registern der Verwaltung gespeichert.

Damit kann nun an ausgewählten Pilot-Registern der Rollout der Identifikationsnummern in die Wege geleitet werden und somit als Referenzimplementierung für alle in der Anlage zum IDNrG aufgeführten 51 Register dienen. Ein wichtiger Teil der operativen Umsetzungsphase innerhalb der Registermodernisierung ist damit gestartet, wenngleich sich viele technische Komponenten, die für eine erfolgreiche und vollständige Once-Only Umsetzung notwendig sind, noch immer in der Konzeptionsphase befinden und auch rechtliche Rahmenbedingungen noch offen sind.

Die Einführung der Identifikationsnummer wird die Qualität und Validität der gespeicherten Daten erhöhen und durch die Verwendung von standardisierten Daten kann die Verwaltung ihre Entscheidungen auf einer soliden Datenbasis treffen. Bürger und Unternehmen werden durch die einmalige Datenerfassung (Once-Only) sukzessive von ihren Nachweispflichten entlastet.

Ein Ansatz für eine nun erfolgreiche Umsetzung der Registermodernisierung kann über die folgenden Ebenen erfolgen: 
 

• Mensch: Besonders die Verwaltungsmitarbeitenden sehen sich im Rahmen ihrer täglichen Arbeit vor großen Change-Projekten, für die sie die notwendigen Schulungen und Unterstützung erhalten müssen, um neue organisatorische Abläufe, IT-Systeme und Prozesse effektiv nutzen und einsetzen zu können. Darüber hinaus muss Once-Only nutzerfreundlich umgesetzt werden, damit die Bürgerinnen und Bürger ihre Bedürfnisse erfüllt, sowie ihre Daten sicher und vertraulich behandelt sehen.
• Technik: Eine weitere notwendige Maßnahme ist die Anpassung bzw. Neugestaltung der bestehenden IT-Systeme. Es bedarf einer ganzheitlichen Migrations- und Vorgehensberatung sowie Entscheidung, ob Altsysteme modernisiert oder grundlegend neue technische Strukturen geschaffen werden sollten. Darüber hinaus ist die Gewährleistung der Informations- & Datensicherheit essenziell. Dies wird durch die Anwendung von Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Firewalls und Zugangskontrollen erreicht, um sicherzustellen, dass die Daten der Bürger und Unternehmen geschützt sind und nicht missbraucht werden. Letztlich ist eine ausfallsichere 24/7 Verfügbarkeit der Daten zu gewährleisten.
• Prozesse: Zum einen sind dies die externen Prozesse, also die Schnittstellen zu und die Interaktion mit den Bürgerinnen und Bürgern. Diese wollen zügige und transparente Antragsverfahren. Im Rahmen der internen Prozesse müssen Ende-zu-Ende-Abwicklungen und Datenmanagementprozesse neu gedacht werden. Eine medienbruchfreie Ende-zu-Ende Digitalisierung und Modernisierung erfordert umfangreiche Anpassungen an den Schnittstellen der Fachverfahren aufgrund geforderter Datenstandards, Datenfeldanpassungen oder neuer verpflichtender Datenfelder. In diesem Zuge muss sichergestellt werden, dass die angeschlossenen IT-Systeme ebenfalls modernisiert werden und in der Lage sind, standardisierte Daten zu empfangen, zu verarbeiten und zu generieren.
• Organisation & Recht: Im Rahmen der Umsetzung ist bereits heute schon absehbar, dass weitere Gesetzesgrundlagen geschaffen werden und Widersprüchlichkeiten zwischen einzelnen Gesetzen aufgelöst werden müssen. Dies betrifft u.a. Themen wie Zugriffsmöglichkeiten, Ersterfassungsgrundsatz, Nutzungsrechte der Datenfelder und Vorgaben der Verfügbarkeit. Im Rahmen der inneren Verwaltungsorganisation können bestehenden OZG-Umsetzungsstrukturen genutzt und organisatorische Komponenten von den Mitarbeitenden aktiv mitgestaltet werden. Nicht zuletzt müssen die finanziellen Ressourcen zur Verfügung gestellt werden. Darüber hinaus ist die Kommunikation im Umfeld einer komplexen Stakeholder-Landschaft zwischen Bundesverwaltungsamt (Gesamtsteuerung der Registermodernisierung), den Fachministerkonferenzen, Ländern und Kommunen eine große Herausforderung.

Mehr Informationen auf unserem Blog "Das Registermodernisierungsgesetz (RegMoG) als Grundlage für eine medienbruchfreie Verwaltung"

Die Registermodernisierung bietet viele Chancen für die öffentliche Verwaltung, die Bürgerinnen und Bürger und Unternehmen. Vor allem aber soll sie die Basis für eine zukünftige Automatisierung und Digitalisierung einer modernen und effizienten Verwaltung in Deutschland liefern. Der Zeitplan für eine vernetzte Registerlandschaft bis 2025 ist straff und muss vermutlich bereits heute schon mit einem Fragezeichen versehen werden. Umso mehr ist daher eine zielführende und pragmatische Zusammenarbeit aller Akteure (Behörden, IT-Dienstleister, Bürgerinnen und Bürger) im Rahmen der Umsetzung wichtig und notwendig.

Wir unterstützen Sie mit unserer langjährigen Digitalisierungsexpertise gern bei der Umsetzung. Erfahren Sie mehr über unsere Lösungen und Erfolgsgeschichten im öffentlichen Sektor und treten Sie mit unseren Experten in Kontakt. Zur Telekom MMS Website.