Business GPT in der öffentlichen Verwaltung: für maximale Sicherheit und Effizienz mit KI

Die öffentliche Verwaltung steht vor der Herausforderung, die Effizienz und Servicequalität stetig zu verbessern, während gleichzeitig Kosten gesenkt und rechtliche Anforderungen eingehalten werden müssen. Künstliche Intelligenz (KI) bietet hier zahlreiche Möglichkeiten, um Prozesse zu automatisieren, Datenanalysen zu optimieren und damit Bürgeranfragen schneller und präziser zu bearbeiten. Für Fachverantwortliche in der öffentlichen Verwaltung von Städten, Kommunen und Ländern ist es entscheidend, die Potenziale von KI zu erkennen und gezielt zu nutzen. Dies erfordert jedoch auch eine Auseinandersetzung mit den rechtlichen, technischen und organisatorischen Hürden, die mit der Implementierung von KI-Technologien einhergehen. Business GPT ist eine maßgeschneiderte generative KI-Lösung, die speziell für Unternehmen und Institutionen des öffentlichen Sektors entwickelt wurde. Business GPT kombiniert modernste KI-Technologie mit hohen Datenschutz- und Sicherheitsstandards. In diesem Blogartikel beleuchten wir die wichtigsten Anwendungsfälle und Herausforderungen von generativer KI in der öffentlichen Verwaltung und zeigen auf, wie unsere Lösung Business GPT dabei helfen kann, KI sicher und nachhaltig einzusetzen.

• Bürgerdienste: Business GPT kann als virtueller Assistent u.a. vor Ort in Gebäuden fungieren oder in Form eines Chatbots via Webseite Bürgeranfragen rund um die Uhr beantworten. Anfragen können automatisiert beantwortet werden, wodurch die Effizienz im Kundenservice gesteigert wird, ohne auf menschliche Intervention angewiesen zu sein. Dabei können Details wie z.B. die Mehrsprachigkeit von Sprachmodellen bei der Beauskunftung an die Bürgerinnen und Bürger zu einer massiven Verbesserung der Servicequalität bzw. Entlastung in den Fachbereichen führen.
• Interne Verwaltungsunterstützung: Mitarbeitende können Business GPT nutzen, um schnell Informationen zu finden und einfache interne Anfragen zu beantworten. Dies fördert eine effizientere Arbeitsumgebung und unterstützt die Verwaltungstätigkeiten.
• Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation: Business GPT kann für Bürgerinnen und Bürger personalisierte Informationen über Webseiten und Portale bereitstellen, was den Informationsfluss und die Kommunikation verbessert sowie zu einer effektiveren Interaktion mit der Öffentlichkeit führt.
• Schulung und Weiterbildung: Business GPT kann als interaktive Lernplattform dienen, um individuell auf die Lernbedürfnisse der Mitarbeitenden einzugehen und deren berufliche Entwicklung in der Verwaltung zu fördern.
• Verbesserungsmanagement: Business GPT kann Feedback von Bürgerinnen und Bürger analysieren und dabei helfen, Verbesserungsvorschläge zu identifizieren sowie neue Services und Programme zu entwickeln, die den Bedürfnissen der Öffentlichkeit entsprechen.
• Personalwesen und Rekrutierung: Business GPT kann als Screening-Tool für Bewerbende dienen, um den Auswahlprozess zu beschleunigen und zu vereinfachen, indem es initial Bewerbungen sichtet und grundlegende Fragen beantwortet.
• Datenanalyse und Berichterstattung: Business GPT kann große Mengen an Daten analysieren und leicht verständliche Berichte erstellen, die helfen, fundierte Entscheidungen in der Verwaltung zu treffen und die Effizienz zu steigern.
• Projektmanagement: Business GPT kann Projektteams in der Verwaltung unterstützen, indem es bei der Organisation von Aufgaben hilft, Fortschritte verfolgt und automatisierte Updates bereitstellt. Dadurch wird die Effektivität und Transparenz in der Projektabwicklung erhöht.

Die Chancen durch den Einsatz von Business GPT in der öffentlichen Verwaltung sind vielfältig und weitreichend. So können zahlreiche Prozesse automatisiert und optimiert werden. Die Fähigkeit von Business GPT, unstrukturierte Texte zu konsolidieren und relevante Informationen schnell bereitzustellen, führt zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen. Dies ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren. Öffentliche Verwaltungen, die diese Technologie gezielt einsetzen, werden für die Zukunft gerüstet sein. Doch es gibt auch zahlreiche Herausforderungen und Risiken beim Einsatz von generativer KI, die betrachtet werden müssen. 

Rechtliche Rahmenbedingungen und Datenschutz: Die Einhaltung strenger rechtlicher Vorgaben wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sind zentral. Gleichzeitig sind länderspezifische Regelungen und die neue europaweit geltenden KI-Verordnung zu beachten, wenn es um den Einsatz von KI in der öffentlichen Verwaltung geht. Insbesondere in Bezug auf Datenschutz, Haftung und Transparenz der KI-Entscheidungen müssen Vorkehrungen getroffen werden.

Da besonders im öffentlichen Sektor der Datenschutz ein entscheidender Faktor bei der Auswahl von KI-Lösungen darstellt, sind hier eine detaillierte Abgrenzung der spezifischen Einsatzszenarien sowie eine Datenschutzfolgenabschätzung (DFSA) wichtig. Von der Telekom ist eine anschlussfähige DSFA für Business GPT erfolgt und entsprechende Informationen können bei unseren Angeboten zur Verfügung gestellt werden.

Für Anwendungen, die weniger sensible Daten verarbeiten, können Anbieter mit flexibleren Datenschutzrichtlinien eine gute Wahl sein. Diese Lösungen bieten oft größere Flexibilität und können schneller implementiert werden. Einsatzszenarien für weniger restriktive Datenschutzlösungen können sein:

• Datenanalyse und Entscheidungsunterstützung: In Bereichen, wo keine personenbezogenen Daten verarbeitet werden, können weniger restriktive Datenschutzlösungen effektiv eingesetzt werden. Beispielsweise in der Verkehrssteuerung, der Analyse von öffentlichen Infrastrukturdaten oder der Vorhersage von Wartungsbedarfen.
• Öffentlich zugängliche Services: Anwendungen, wie z.B. Bürgerportale mit allgemeinen Informationen, können von den flexibleren Datenschutzrichtlinien profitieren. 

Für Anwendungen, die hohe Sicherheits- und Datenschutzanforderungen erfüllen müssen, sind alle gesetzlichen Datenschutzmaßnahmen einzuhalten, sowie robuste Sicherheitsmechanismen zu gewährleisten.

Einsatzszenarien für hochsensible Anwendungen können sein:

• Verwaltung sensibler Bürgerdaten: Anwendungen, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, wie z.B. Melderegister, Gesundheitsdaten oder Sozialdienste, erfordern strikte Datenschutzmaßnahmen.
• Interne Verwaltungsprozesse: Für die Automatisierung interner Prozesse, die sensible Daten betreffen, wie z.B. Personalverwaltung, Finanzmanagement oder interne Kommunikation, sind hohe Datenschutzstandards notwendig, um den Schutz der Daten sicherzustellen.

Speziell zu diesen Anwendungsszenarien bietet die Telekom eine Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) als wichtigen Service-Baustein mit an, um gemeinsam mit unseren Kunden Datenschutzrisiken umfassend zu betrachten und zu bewerten. Für Business GPT durchlaufen wir darüber hinaus das „Telekom PSA Verfahren“, damit umfassende Sicherheits- und hohe Datenschutzstandards gewährleistet werden können. Business GPT basiert auf der Microsoft Azure Cloud, was eine Datenhaltung in Europa garantiert. Die Lösung wird auf einer Telekom-eigenen Infrastruktur betrieben, oder auf einem Kunden-eigenen Microsoft Azure Tenant. Die verwendeten Daten verlassen die sichere Umgebung der Anwendung nicht. Sobald Business GPT nicht mehr im Einsatz sein sollte, werden alle bereitgestellten Ressourcen abgemeldet und Daten gelöscht.

In individuellen Projekten, die in kundeneigenen Rechenzentren betrieben werden und ein Höchstmaß an Kontrolle über die eigenen Daten (Schutz des geistigen Eigentums) erfordern, realisiert die Telekom auch „private“ Large-Language-Modell (LLM)-Lösungen „On-Premises“. Hier geht es konkret um die Nutzung von Sprachmodellen auf Nvidia-Hardware, die dediziert bei unseren Kunden betrieben wird. Für „On-Premises“-Projekte stehen dabei insbesondere die strategisch langfristige Unabhängigkeit von Cloud-Anbietern (Open Source), sowie vorhersehbare Kosten (Anschaffungs- und Betriebskosten) im Fokus. 

• Sicherheitsanforderungen: Mit innovativen KI-Anwendungen gehen jedoch auch erhebliche Sicherheitsanforderungen einher. Der Schutz vor Cyberangriffen steht dabei an erster Stelle, da generative KI-Systeme potenziell sensible Informationen erzeugen oder verarbeiten können. Ein weiterer zentraler Aspekt ist die Sicherstellung der Datenintegrität. Generative KI muss nicht nur vor unbefugtem Zugriff geschützt werden, sondern auch gewährleisten, dass die generierten Inhalte nicht manipuliert oder für böswillige Zwecke missbraucht werden. Dies erfordert umfassende Sicherheitsmaßnahmen, wie verschlüsselte Datenübertragung und strikte Zugriffsregelungen. Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Updates sind notwendig, um die Systeme auf dem neuesten Stand zu halten und vor neuen Bedrohungen zu schützen. Angesichts der schnellen Entwicklung im Bereich der Cyberkriminalität müssen Sicherheitsprotokolle kontinuierlich angepasst werden.

Die Telekom-Lösung Business GPT basiert auf einem stabilen Betriebs- und Support-Konzept. Vertraglich festgeschriebene Service Level Agreements (SLAs) gewährleisten Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit.

• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Öffentliche Verwaltungen müssen sicherstellen, dass Entscheidungen von KI-Systemen transparent und nachvollziehbar sind, um Vertrauen zu gewinnen und rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Wir unterstützen mit Business GPT bei der transparenten Gestaltung und Einsatz einer kundenspezifischen KI-Lösung. 
   
• Kulturelle und organisatorische Hürden: Mitarbeitende und Bürger*innen sollen Vertrauen in neue KI-Technologien haben. Das erfordert eine transparente Kommunikation und die Aufklärung über die Funktionsweise und Vorteile von KI. Dies kann durch gezielte Schulungen und Informationskampagnen erreicht werden. Ethische Aspekte wie Fairness und Diskriminierungsfreiheit müssen berücksichtigt werden und KI-Systeme unvoreingenommen agieren. Öffentliche Verwaltungen sollten ethische Leitlinien für den Einsatz von KI entwickeln und deren Einhaltung kontinuierlich überwachen.

Mit der Telekom Business GPT Lösung bieten wir für unsere Kunden und deren Mitarbeitende einen bestmöglichen Start, indem wir in den angebotenen Leistungspaketen direkt Kontingente für Schulungen und Produktdemonstrationen berücksichtigen, zur Förderung fachseitiger Akzeptanz und dem effektiven Einsatz von geschäftsrelevanten Anwendungsfällen. Des Weiteren bieten wir ein unternehmensübergreifendes und transparentes Abrechnungsmodell, das nicht auf der Anzahl der Nutzenden basiert. So können alle relevanten und interessierten Mitarbeitenden von der Lösung profitieren. Mit einer Benutzeroberfläche auf Basis eines Rechte- und Rollenkonzepts lassen sich Unternehmenseinheiten organisatorisch abbilden und strategisch verwalten.

• Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit: Die Technologien müssen skalierbar und anpassungsfähig sein, um den vielfältigen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung gerecht zu werden. Sie sollten sich problemlos in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren lassen und bei Bedarf erweiterbar sein, um steigende Anforderungen zu bewältigen. Die Fähigkeit zur Integration in bestehende Systeme ist dabei ein entscheidender Faktor, da viele öffentliche Verwaltungen auf komplexe und vielfältige IT-Landschaften angewiesen sind.

Business GPT wurde entwickelt, um nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen integriert zu werden. Dies erleichtert die Implementierung und ermöglicht eine schnelle Nutzung der KI-Funktionalitäten ohne umfangreiche Änderungen an den vorhandenen Systemen. Die Lösung bietet eine API, die eine flexible und skalierbare Integration in bestehende Geschäftsprozesse ermöglicht. Diese Anpassungsfähigkeit ist für die öffentliche Verwaltung aufgrund der Komplexität ihrer IT eine besonders wichtige Voraussetzung.

Die Bewältigung dieser vielschichtigen Herausforderungen ist entscheidend, um die Potenziale von KI in der öffentlichen Verwaltung voll ausschöpfen zu können. Wir unterstützen Sie von Anfang an als vertrauensvoller Partner.

Wie Sie eine geeignete Datenbasis für den effektiven Einsatz von KI-Lösungen bereitstellen und wie hier die Telekom-eigene Lösung „Semasuite®“ unterstützen kann, werden wir in einem gesonderten Beitrag beleuchten.

Business GPT sicher und effizient nutzen – mit staatlichen Förderungen. Hier mehr erfahren.

Die UKA-Gruppe, ein führender Projektentwickler für erneuerbare Energien, nutzt Business GPT bereits, um interne Prozesse zu optimieren und die Informationssuche zu beschleunigen. Durch die Bereitstellung eines KI-basierten Chatbots mit cloudbasierter Identitäts- und Zugriffsverwaltung konnte UKA die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse erheblich steigern. Der Chatbot unterstützt die Mitarbeitenden bei der Suche nach spezifischen Informationen in großen Datenmengen, der Erstellung von Texten und der Konsolidierung unstrukturierter Texte. Dies zeigt, wie KI zur Effizienzsteigerung in der Verwaltung beitragen kann und gleichzeitig hohe Datenschutzstandards erfüllt. UKA nutzt die KI-Modelle GPT 3.5 und GPT 4 in einer sicheren, PSA-geprüften Cloud-Umgebung, was die Datensicherheit gewährleistet. 

Business GPT bietet öffentlichen Verwaltungen eine sichere und nachhaltige Lösung, um die Vorteile von generativer künstlicher Intelligenz voll auszuschöpfen. Mit hohen Datenschutzstandards, umfassender Sicherheit und flexibler Integration in bestehende Systeme ermöglicht Business GPT die Automatisierung und Optimierung zahlreicher Prozesse. Dies führt zu erheblichen Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen, während gleichzeitig die Servicequalität für Bürgerinnen und Bürger verbessert wird.

Durch die sorgfältige Auswahl der richtigen KI-Lösung können öffentliche Verwaltungen ihre Arbeitsweise modernisieren und sich für die Zukunft rüsten. Business GPT ist dabei eine ausgezeichnete Wahl, um die Herausforderungen und Chancen der Digitalisierung sicher und erfolgreich zu meistern.